OKTU ofrece el servicio de redacción de guiones para empresas y profesionales que requieran un guion para un evento, el desarrollo de un paso a paso con explicaciones detalladas, ideas para un discurso, su desarrollo y algunos ejemplos.

Los guiones que diseñamos incluyen los procedimientos que se realizan para la preparación, ejecución y evaluación de un evento.

Dentro de la preparación, el guion establece las normas y los procesos por los que se realizarán las invitaciones, la contratación del lugar donde se llevará a cabo la celebración, la lista de invitados, entre otros.

Dentro de la ejecución, el guion contempla todas las actividades que se llevarán a cabo. Desde la recepción de los invitados, la conducción del evento, la participación del maestro de ceremonias (si lo hay), los roles de los distintos participantes, los discursos que se deben atender, los momentos que se deben cuidar (timing) hasta la despedida y cierre del acto final.

Dentro de la evaluación, el guion incluye las múltiples acciones para difundir la satisfacción del evento, los medios de agradecimientos a los invitados que asistieron y la comunicación del reporte final de la celebración (novedades, logros, objetivos, etc.).

Comuníquese ahora y acceda a este servicio innovador, capaz de aportarle valor a la ejecución de los eventos que su compañía representa. Conozca además, a continuación, una idea básica de cómo es el desarrollo paso a paso del guion para eventos:

Guion para evento

 

La organización de un evento implica tener en claro el objetivo del mismo y la forma en la que se llevará a cabo, para ello se confecciona el guion.

Cuando en una empresa se toma la decisión de realizar un evento, ya sea social o institucional, lo que está en juego es la imagen de esa compañía. La dedicación y el esmero en el cuidado de cada detalle es lo que determinará el éxito o el rotundo fracaso de la celebración.

Muchas empresas deciden contratar el servicio que proveen compañías de eventos, dado que no siempre cuentan con el tiempo necesario y los conocimientos adecuados para llevar a cabo tamaña tarea.

La utilidad del guion para un evento

Parte del éxito de un evento se mide en función de las decisiones acertadas o desacertadas que tome quien organiza el encuentro. Muchas de las empresas que ya se han consolidado en lo que respecta a la organización y ejecución de eventos, utilizan como herramienta de valor el guion dentro de su planificación. Esto les permite organizar, de manera eficiente, cada detalle que concierne a la celebración, no dejar ningún punto librado al azar.

Los guiones para eventos pueden ser de gran ayuda para la adecuada planificación de un acontecimiento de gran envergadura, y de igual manera, si se tratara de un encuentro más sencillo y pequeño en cuanto a cantidad de asistentes, este recurso se tornaría elemental, porque es gracias a este elemento, que las empresas dedicadas a la materia, logran incluir cada procedimiento que forma parte de la organización, de manera funcional, sin tener que recurrir a esta clase de información en otro lado. Todo lo que concierne a la planificación del evento, estará incluido en el guion.

Existen distintos tipos de modelos de guion para evento, dependiendo la clase de acontecimiento que se está celebrando, esta clasificación resulta muy oportuna, teniendo en cuenta que cada evento tiene particularidades que lo hacen único, y es por este motivo, que se torna pertinente la adecuación del guion a las exigencias y finalidades que la celebración posea.

¿Cómo es el desarrollo paso a paso del guion para un evento?

El desarrollo del guion que se utilizará en un evento, implica tener en cuenta las tres fases dentro de esta clase de celebración: preparación, ejecución y evaluación. Por ello decimos que el guion incluirá todos los procedimientos que se lleven a cabo en referencia al evento y también por esta razón, entendemos la importancia que posee dicho recurso dentro de la organización de una celebración.

Preparación del evento

Esta es la fase inicial de toda planificación de un evento, tanto social, como institucional. Aunque previamente habrá sido necesario identificar el objetivo y la temática del mismo.

• Elaboración de la lista de invitados. En la fase inicial, el guion debe contener la confección de la lista de invitados como una de las principales actividades a realizar.
• Elección del lugar de la celebración. Elegir el espacio físico en el que se celebrará el evento es una de las actividades que deben incluirse en el guion, y es importante que este detalle sea incluido luego de la confección de la lista de invitados, puesto que sin saber la cantidad de posibles asistentes al evento, será difícil escoger el lugar adecuado.
• Confección de las invitaciones. El tercer detalle a incluir en el guion para eventos es la confección de las invitaciones, en ellas quedarán detallados, lugar, hora y fecha del evento, como datos principales.
• Envío de invitaciones. Con el envío de las invitaciones también se decidirá cuál será el mejor método para hacerlo, ya sea por correo postal o en formato digital.
• Confirmación de asistentes al evento. Siempre será necesario tener alguna constancia de la cantidad de invitados que efectivamente concurrirán a la celebración, para una mejor organización de los recursos materiales y humanos que participarán del evento. Por este motivo, se dejará asentado en el guion, la tarea de confirmar la cantidad de asistentes al encuentro. El llamado telefónico suele ser el mejor método para reunir esta información.

Ejecución del evento

Luego de haber contratado el lugar en el que se realizará el evento, que los invitados hayan confirmado su asistencia, llega el momento de celebrar el encuentro y ejecutar las actividades necesarias para que este sea un verdadero éxito.

 

• Reunión de colaboradores. En cualquier tipo de evento social o institucional, el organizador requerirá de colaboradores que lo ayuden a ofrecer una celebración exitosa. Organizador y colaboradores se reunirán previamente al evento y esto quedará detallado en el guion. En esta instancia se definirán roles y tiempos de trabajo.
• Recepción de participantes al evento. Al acercarse la hora de inicio del evento, los primeros participantes llegarán al lugar fijado, dependiendo el tipo de evento, por ejemplo, el lanzamiento de un producto, los primeros participantes en llegar podrían ser los disertantes, quienes se encargarán de presentar el producto en cuestión.
• Recepción de invitados. Los invitados irán llegando una vez iniciado el evento y se los distribuirá en sus lugares conforme vayan arribando al lugar.
• Bienvenida al evento. Una vez que los invitados están acomodados en sus lugares, el conductor del evento les dará la bienvenida y el mismo iniciará.
• Explicación de los motivos del evento. En algunas celebraciones, el conductor del evento da a conocer las razones por las que se lleva a cabo el encuentro.
• Inicio de los discursos. Si está dentro de las actividades del evento, también estará incluida en el guion del mismo, los discursos, su adecuada diagramación en tiempo y forma quedarán detalladas en el texto.
• Pausa para aperitivos (si es que los hay). Esta instancia dependerá del tipo de evento y su duración, pero en líneas generales, se suele incluir una pausa para que los invitados y anfitriones puedan degustar algún aperitivo, lo que también debe quedar incluido en el guion.
• Agradecimientos. Antes de dar por finalizado el evento, se suele proceder a los agradecimientos, dedicados a quienes organizaron el evento, a los auspiciantes y asistentes, entre otros.
• Cierre. El conductor o presentador del evento da por finalizado el encuentro, las últimas indicaciones para los asistentes y se despide.

Evaluación del evento

Esta es la última fase del evento e inicia cuando en realidad, ha finalizado la celebración, de igual manera, es importante dejar detallado dentro del guion, cada actividad que se realice en ella, porque es lo que permite estimar cuán exitosa ha sido la organización del evento.

• Confección de encuestas. Este puede ser un recurso muy valioso para obtener resultados precisos acerca del evento, su alcance y los logros obtenidos. Este paso debe quedar incluido en el guion.
• Envío de encuestas. Tras confeccionar las encuestas para los asistentes al evento que se ha organizado, habrá que enviarlas. El medio más utilizado es el digital, y el tiempo estimado como ideal estará contemplado dentro de la semana posterior al evento.
• Elaboración del informe del evento. Luego de obtener las valoraciones que los invitados que participaron del evento han brindado, será momento de elaborar el informe de la celebración, en el que se incluirá el alcance del encuentro, los logros obtenidos y la cantidad de metas cumplidas con este.
• Envío del informe al cliente. Como paso final dentro del guion del evento, se incluirá el envío del informe al cliente, la empresa que auspiciaba la celebración.

El guion de un evento es, como podemos ver, un informe detallado, paso a paso, que incluye cada actividad y procedimiento relacionada con el evento que se está organizando.

La confección de este texto debe realizarse previamente al encuentro a celebrar y con él, es necesario tener en cuenta los objetivos que persigue el cliente al llevar a cabo el evento, puesto que como proveedores de un servicio, el compromiso es con la satisfacción de ese cliente y si la organización y resultados del encuentro cumplen con sus expectativas y deseos, la misión de la compañía organizadora del evento, estará cumplida.